概述

主要优点
整合各种异构系统所有文档 采用Domino.Doc为文档管理工具 签入签出功能 严谨的版本控制功能	符合ISO标准基于生命周期管理所有文档 灵活多种方式的文档检索 多功能文档简要表 人性化的新消息提醒功能

    真信的文档管理系统——DocMan是面向大、中、小型各类企业，采用了业界成熟的技术，以Domino.Doc为文档管理的工具，为您建立起一个全面的企业级文档管理系统。提供对企业内部各种文档统一处理的一个统一平台，为企业引入全新、高效的，遵循文档生命周期的层次化管理文档理念；使企业内所有用户按照权限等一定规则都可以实时进行相关文档的签入、签出、查询、阅读；高效灵活的多种针对文档搜索方式，令用户可以最快速的得到自己想要的文档；为用户提供了诸如新消息达到提醒等诸多人性化的功能。
    DocMan作为真信协同工作软件（平台）套件的一个组成部分，继承了协同的概念。它可以与OA系统、业务系统和企业门户Portal及与其它应用系统的无缝集成，令您真正享受到协同办公的优势。因此，若您结合真信其它产品一起使用，必将收益更多！

解决的问题

为企业引入，贯彻规范、高效的文档管理理念

实现企业自主决定文档管理系统的功能

整合文档，建立统一文档管理平台

建立基于国际标准ISO的多功能的文档管理系统

商业价值

• 令企业拥有规范、标准、高效、关联的文档管理方式。采用了基于ISO中规定的文档生命周期的类似于档案管理的层次化的管理方式后，都可以做到一切尽在掌握；
• 强大的集成性。DocMan秉承了真信所有产品的特点，为企业提供了一个面向多种渠道的数据导入系统，实现与包括OA系统、业务系统和企业门户Portal等任何其他应用系统的无缝集成；
• 您将拥有一个可按贵企业所需，高灵活性的文档管理产品。采用了业界成熟的技术及应用框架，您随时都可以通过一定的技术手段直接在我们的系统上增加相应的功能；
• 符合先进管理理念的签入、签出功能。DocMan提供了基于先进管理理念的签入、签出操作，即同一时刻有且只有一个用户能够修改文档，可有效的防止冲突现象的发生；
• 多用的文档简要表。根据企业现有的各类型文档，设计定制出相应的简要表，从而可以方便企业日后文档的迁移、实现快速文档查询和检索；
• 灵活的文档检索方式。DocMan提供了灵活的文档检索方式：关键字检索与全文检索。企业用户可以根据自身需要来进行相应的选择；
• 两级文档版本控制，DocMan提供了“草稿”与“版本”两级的文档版本控制；
• 全面的文档权限控制。DocMan提供了基于文档的权限：新建、删除、浏览、查询、更新、维护、下载和归档。根据使用者角色不同，系统会有对应的显示内容与操作；
• 自动化的创建文档访问日志功能。DocMan将自动创建针对文档的访问日志，每个文档都有对应的日志内容，详细记录对文档的相关操作，监督文档生命周期的全过程；
• 人性化的新消息提醒。DocMan设置了新增信息提醒功能，令您可以毫不费力的就可以实时的了解到系统中的最新的消息。

系统架构

产品功能

• 基于文档生命周期的“层次化”管理各种文档
      实现基于文档生命周期的全过程管理，包括文档的起草、批阅、审核、发布和归档等各个环节的“层次化”管理。
• 签入签出功能
      确保同一时间有且只有一个用户能够修改文档。签出文档时，系统锁定该文档，只有授权用户可以修改该文档。当签入文档时，用户可选择保存为新草稿、新版本或更新签入。
• 文档简要表
      根据企业现有的各种类型的文档，DocMan设计定制出相应的简要表。既管理，如文档迁移；又能基于简要表的关键字检索。
• 文档检索
      提供两种检索方式：关键字检索和全文检索。关键字检索是建立在文档简要表的基础之上，全文检索与实现对文档附件的检索。
• 版本控制
      系统提供两级文档版本管理： 草稿和版本。用户可以在创作和编辑过程中将文档保存为草稿。当草稿被最终批准并准备发布时，可以将其保存为版本。
• 文档导入
      提供一个面向多种渠道的数据导入系统，包括：文件系统、邮件、关系型数据以及其他Notes应用。DocMan可以将这些分散的资料导入Domino.Doc。
• 新消息提醒
      设置了新增信息提醒功能。当系统中有新增文档或原文档以更新版本重新签入时，系统将根据用户的订阅要求，自动发E-mail给相关用户，提醒其有新内容加入。
• 全面的文档权限管理
      基于文档的权限划分有：新建、删除、浏览、查询、更新、维护、下载和归档。在文档审批过程中系统将根据用户的不同身份和角色，显示不同操作及内容。
• 建立文档访问日志
      系统将自动创建针对文档的访问日志，每个文档都有对应的日志内容，详细记录对文档的相关操作，便于相关人员监督文档生命周期的全过程及日后的相关追踪。